Cómo usar a tus distribuidores (o filiales) en el extranjero para mejorar tus traducciones

Más allá de las afirmaciones rotundas de comerciales agresivos y miradas penetrantes que aseguran traducciones perfectas en sus agencias de traducción, la traducción sigue teniendo mucho de arte y poco de ciencia. En este escenario, la perfección es difícilmente alcanzable.

Lo que sí es posible es conseguir traducciones profesionales de calidad. Todo es cuestión de procesos, herramientas y capital humano. Aquí es donde pueden ayudarte tus distribuidores o filiales en el extranjero.

Pese a que las agencias de traducción profesionales trabajamos con traductores especializados en los campos de nuestros clientes, en nuestra experiencia, es muy positivo incluir a distribuidores o filiales en el extranjero en el proceso de traducción.

Veamos por qué y cómo.

1.    ¿Qué tienen que ver tus distribuidores o filiales con la traducción?

Tus distribuidores o filiales en el extranjero serán los que trabajen con los textos traducidos que les mandes. Cualquier texto que no esté bien traducido tendrá un efecto directo sobre su trabajo.

Además, tus distribuidores o filiales en el extranjero tendrán, por lo general, un conocimiento más profundo de vuestros productos o servicios que los propios traductores. Esto será más cierto en las fases iniciales de colaboración con tu empresa de traducción, donde el equipo de traductores asignado a tu cuenta puede estar todavía familiarizándose con tu empresa.

Tus distribuidores o filiales en el extranjero constituyen el mejor control de calidad posible a las traducciones que te entrega tu agencia de traducción. Se trata de una excelente estrategia para paliar la falta de un control de calidad interno de las traducciones por falta de personal que hable el idioma.

Tendrás que valorar el esfuerzo que supondrá coordinarse con distribuidores o filiales, pero este trabajo puede llevar el nivel de calidad de tus traducciones por encima de la competencia.

2.    ¿Cómo convencer a tus distribuidores o filiales para que colaboren contigo en el proceso de traducción?

No nos podemos engañar, incluir en nuestro proceso de traducción la participación de distribuidores y filiales supondrá un esfuerzo para todas las partes: para ti, para tus distribuidores o filiales, y para la agencia o empresa de traducción con la que trabajes.

Así que dependiendo de tu relación con las otras partes, nos será más fácil o más difícil involucrarlos de buena gana en un proceso que implicará más trabajo.

Si eres un pequeño fabricante con un distribuidor muy importante para el cual tu producto es secundario, nos va a ser más difícil conseguir este tipo de colaboración.

Aquí te expongo varias razones a esgrimir para conseguir convencer a aquellos que muestren cierta resistencia:

2.1. Poco esfuerzo para una gran recompensa

Es poco tiempo el que tendrán que invertir distribuidores o filiales para detectar cualquier error grave de traducción en los textos. Este tipo de control de calidad de la traducción va tener una incidencia directa sobre la imagen de marca. Esta mejora en las traducciones puede tener una gran repercusión sobre el trabajo de distribuidores y filiales.

2.2. Uso en las traducciones de la terminología preferida por el equipo de ventas (del distribuidor o filial)

La participación de los distribuidores o filiales en el proceso de traducción va a permitir que estos puedan elegir la terminología que ellos prefieran. Hay muchos productos o servicios que pueden tener acepciones distintas, es decir, nombrarse de distintas maneras. Una buena estrategia de marca puede estar condicionada por la terminología que se utiliza para tus productos o servicios.

2.3. Mejora de las traducciones futuras

Al crear un canal de comunicación entre tus distribuidores o filiales permites que los traductores puedan saber cuál es la terminología de preferencia. Esto supondrá que las traducciones futuras incluirán ya estas correcciones o preferencias, reduciendo el tiempo invertido en todo el proceso.

2.4. Proceso adaptado a la capacidad del distribuidor o filial

Como veremos más adelante, podemos definir procesos más o menos intensivos, reduciendo o aumentando así el tiempo que necesitarán invertir tus distribuidores o filiales para revisar las traducciones.

De esta manera, podemos adaptar en cierta medida el proceso de control de calidad de la traducción por parte de distribuidores o filiales al tiempo y medios que tengan disponibles. Más adelante veremos cómo.

3.    ¿De qué manera pueden intervenir distribuidores o filiales en mi proceso de traducción?

A continuación, expongo brevemente de qué manera y con qué herramientas pueden integrarse distribuidores o filiales en nuestro proceso de traducción.

Vamos a plantear dos estrategias de control de calidad, una más exhaustiva y que demandará más tiempo, y otra que nos puede servir para convencer a aquellos distribuidores o filiales poco colaborativos.

3.1. Revisión de la traducción

Consiste en hacer una lectura de los textos que hayan sido traducidos. Es interesante que esta revisión la haga alguien del equipo de ventas en el caso de distribuidores y del departamento de marketing, en el caso de filiales.

CONSEJO: pide a tu agencia o empresa de traducción que proporcione un PDF para todos los documentos traducidos. Podrás así utilizar el PDF como formato estándar. 

Tus distribuidores o filiales podrán añadir notas para indicar las correcciones usando Adobe Acrobat Reader. Acrobat Reader es un programa gratuito.

En caso de disponer de Acrobat Professional, puedes ver unos consejos en nuestro blog de cómo introducir los cambios para evitar equívocos: «Cambios de traducción en manuales en PDF tras revisión por tu empresa».

CONSEJO: es importante que instruyas a las personas que hagan la revisión de la traducción que solo cambien aquellas cosas realmente relevantes y que no hagan cambios de estilo. 

El estilo es algo muy personal. Hacer muchos cambios de estilo hará el proceso muy engorroso para todas las partes y tendrá pocos beneficios sobre la traducción final.

3.2. Revisión de la terminología

El uso de la terminología correcta de una industria especializada es uno de los mayores retos a los que se enfrentan los traductores profesionales.

Ten en cuenta que ningún traductor trabaja en diariamente con los productos o servicios de tu empresa. Tus distribuidores o filiales el extranjero son los verdaderos expertos en cuanto a los productos y/o servicios de tu empresa.

Cuando revisar todos los textos resulte una carga excesiva para los recursos que tus distribuidores o filiales en el extranjero puedan dedicar, podremos concentrarnos únicamente en el uso de la terminología.

Podemos pedir a la empresa de traducción con la que trabajemos que nos preparen un glosario de términos especializados con cada traducción que realicen. De esta manera, nuestros distribuidores o filiales en el extranjero podrán hacer una rápida revisión de la terminología utilizada y dar su opinión al respecto.

4.    Confirmar cambios sugeridos con agencia de traducción

No debemos olvidar que las empresas de traducción son los verdaderos profesionales de la lengua. Por tanto, deberemos validar con nuestro proveedor de servicios de traducción que las modificaciones sugeridas por nuestro distribuidor o filial son totalmente correctas.

No es poco común encontrar errores de ortografía o gramaticales en los cambios a las traducciones que vienen de los distribuidores o filiales en el extranjero. Que alguien conozca la jerga de un sector y tenga un conocimiento profundo de la industria, no significa que conozca los aspectos más formales de la escritura.

Por ello, la correcta integración de distribuidores y filiales en el proceso de traducción pasa por la fase final de confirmación por parte de nuestra agencia de traducción.

Además, de esta manera informaremos de las preferencias de traducción de cara el futuro. Tu agencia de traducción deberá actualizar las bases de datos de traducciones (memorias de traducción en la jerga de los traductores) así como los glosarios que mantenga para ti.

5.    Cómo dosificar el esfuerzo de distribuidores y filiales

Como hemos adelantado, es frecuente encontrarse con la resistencia de nuestros distribuidores o filiales para asumir el trabajo que requiere la revisión de las traducciones.

Aunque a veces estas resistencias pueden no estar justificadas en cuanto a los medios de que se disponen, otras veces se trata de constricciones impuestas por los medios materiales.

Cuando nos encontramos con estas circunstancias, debemos tener la flexibilidad para ofrecer distintas propuestas que puedan adaptarse a la realidad.

Una de las estrategias que podemos adoptar es la de limitar la revisión de las traducciones a los documentos a aquellos que tengan más relevancia. Por ejemplo, tendrá más prioridad revisar la traducción de la web corporativa o de unos folletos publicitarios que revisar la traducción de un manual o de una comunicación interna.

Cuando la disponibilidad de nuestro distribuidor o filial sea realmente muy limitada, podremos limitar la revisión de la traducción a los glosarios que haya elaborado el servicio de traducción que tengamos contratado.

Estos glosarios deberían ser bilingües y, en todo caso, incluir el párrafo donde aparece el término a revisar para servir de contexto. No debemos olvidar que los revisores no tienen porque conocer el idioma del texto original.

6.    Multinacionales con contratación de servicios de traducción descentralizados

Se trata de la tendencia que siguen algunas grandes multinacionales. La descentralización de los servicios de traducción a las filiales locales ofrece varias ventajas. Las filiales locales tienen contacto directo con el mercado local, lo que supondrá poder negociar precios a nivel local, lo que generalmente conllevará un ahorro de costes. 

Como la estrategia que sugerimos en este blog, al responsabilizar a las filiales locales de la traducción también las responsabilizamos de su calidad. Las filiales locales tendrán el capital humano necesario para realizar un control interno de las traducciones, lo que redundará directamente en su calidad.

La descentralización del servicio de traducción puede implicar falta de coordinación y coherencia en algunas decisiones que afectan a la traducción. Para evitarlo es importante que la empresa matriz establezca protocolos de actuación para la traducción de obligado cumplimiento en todas sus filiales.

En conclusión, la participación de tus distribuidores o filiales en el extranjero en el proceso de traducción puede mejorar significativamente su calidad. Se trata de un reto que puede hacernos diferenciarnos de la competencia en los mercados extranjeros. Es una inversión que puede tener un alto rendimiento y que solo algunas empresas realizan.