¡Lo necesito para ayer! 10 trucos para sobrevivir a la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un trabajo dinámico y ameno en el que se desempeñan numerosas funciones de muy distinta índole. Todo esto con un objetivo último: concluir un proyecto con éxito controlando que el número de incidentes e imprevistos sea mínimo y el cliente quede satisfecho… ¡sin perder los nervios en el intento y obteniendo beneficios!

En el caso de una empresa de traducción, entre las responsabilidades del gestor de proyectos figura desde hablar con clientes y proveedores en distintos idiomas hasta calcular presupuestos y márgenes de beneficio pasando por convertir documentos a incontables formatos o realizar controles de calidad de traducción, maquetación o lo que se le ocurra a tu jefe: en la pantalla, en papel, en la mesa o en la pared... ¡y todo para ayer! ¡Solo de pensarlo me estreso! O me estresaba... Precisamente por eso he escrito una serie de truquitos o consejos que he ido descubriendo e integrando en mi trabajo gracias a la efectiva y sutil técnica que la sabiduría popular expresa de forma sublime con el siguiente dicho: “de los errores se aprende”.

1. Establecer prioridades permite trabajar con diligencia sin tirarse de los pelos

A menudo nos encontramos una multitud de correos electrónicos para los que tenemos que crear proyectos, hacer presupuestos, convertir o modificar archivos, resolver dudas o en los que tenemos que lidiar con clientes o proveedores “alterados”. A veces podemos vernos desbordados y no sabemos por dónde empezar ni cuándo o si terminaremos.

CONSEJO: Apuntar las tareas en nuestra agenda y ordenarlas o realizarlas por orden de relevancia. De este modo, iremos realizando las tareas una a una por orden con diligencia, calma y concentración en lo que estoy haciendo (las demás tareas ya están ordenadas y las haré después).

2. Utilizar una aplicación informática para gestión de proyectos

Por ejemplo, XTFR, que permite ir apuntando (por ejemplo, cronológicamente) la evolución de cada proyecto. A menudo estos programas cuentan con alguna función para este propósito, como las “notas”.

Estos permiten llevar a cabo los proyectos con mayor eficacia gracias a las herramientas que nos ofrecen, como la conversión automática de archivos, el cálculo de márgenes de beneficio, el filtrado de recursos según determinados criterios, etc.

CONSEJO: Investigar, probar y aprender a utilizar las herramientas y funciones del programa cuando tengamos un huequito libre y así poder sacarle el máximo partido y evitar que se convierta también en un quebradero de cabeza.

3. Las “listas de comprobación” o checklist

Elaborar y completar siempre una lista, la denominada checklist, en la que se van “tachando” los puntos finalizados o correctamente realizados. En esta constan los pasos importantes iniciales y finales de cada proyecto, como realizar un análisis de los archivos, enviar el pedido a los proveedores, terminar la contabilidad (solicitar al cliente el pedido si aún no lo ha enviado), realizar la evaluación de los proveedores (enviar un correo de recordatorio a los proveedores que se hayan olvidado de hacerla al entregar el trabajo), registrar los informes de control de calidad pertinentes, etc. Con el tiempo, realizaremos estos pasos de forma automática (la automatización de tareas se amplía en el punto 5). No obstante, resulta recomendable comprobar siempre la lista antes de cerrar un proyecto.

CONSEJO: Elaborar una “lista de comprobación” lo más sencilla posible para poder comprobar a golpe de vista que no quedan tareas pendientes en el proyecto antes de cerrarlo y enviarlo para su facturación. 

4. Fechas de entrega controladas: esencial para conseguir un cliente satisfecho

Para que un proyecto se lleve a cabo y concluya con éxito, la puntualidad de la entrega resulta fundamental. Es recomendable tener siempre las fechas de entrega bajo control y, en la medida de lo posible, establecerlas dejando un margen entre la recepción de los archivos por parte de los proveedores y la entrega al cliente final para prevenir posibles imprevistos que puedan retrasar dicha entrega.

CONSEJO: Apuntar la fecha y la hora de las entregas, tareas, etc. en una agenda. Se puede utilizar algún sistema que ayude a identificar las tareas de un vistazo, por ejemplo, un código de colores. Yo utilizo este código y creo que es bastante intuitivo: entregas al cliente final en rojo, entregas de los proveedores en verde, tareas por hacer en negro, resto de comentarios en azul. También resulta muy práctico colgar un calendario en la pared con una hoja por mes para señalar las entregas a los clientes finales.

5. La sistematización de tareas aumenta la rentabilidad

Como en cualquier otra actividad en nuestra vida personal o profesional, por ejemplo conducir un vehículo, la automatización de procesos y tareas nos permite desempeñarlas con más facilidad y menos esfuerzo.

CONSEJO: Iniciar cada proyecto, controlar su evolución y cerrarlo de forma sistemática siguiendo siempre que sea posible los mismos pasos, en el mismo orden y sin saltarse ninguno para automatizar el proceso y así reducir el esfuerzo y la concentración necesarios. De esta forma conseguimos también aumentar la rentabilidad de los proyectos.

6. Escribir ayuda a fijar ideas y asimilar procesos

Cuando empezamos con la gestión de proyectos tenemos que aprender e interiorizar numerosos procesos.

CONSEJO: Tener una libreta en la que apuntar todos los nuevos procesos aprendidos para poder consultarla posteriormente en caso necesario puede ser de gran ayuda. Además, el simple hecho de escribir permite retener mejor contenidos, fechas, procesos, etc.

7. Tablón con notas en el campo de visión

Puntos que cuesta recordar hagamos lo que hagamos:
Los NOMEOLVIDES

CONSEJO: Colgar un tablón no muy grande o simplemente un folio con palabras clave para recordar cuestiones que solemos olvidar (por ejemplo, activar una opción determinada al hacer los análisis o bien realizar las entregas a través del sistema y no por correo electrónico) o con información a la que sea necesario tener acceso
de forma rápida, como teléfonos, extensiones de responsables de otros departamentos, métodos abreviados para los programas de uso más frecuente, algún paso o proceso que nos cueste especialmente recordar, etc.

8. Comunicación clara y respuestas a tiempo

A veces, un malentendido puede convertirse en un problema aparentemente inabarcable que haga peligrar una relación comercial. Es esencial que la comunicación con clientes y proveedores sea clara y cordial.

CONSEJO: Según nuestra lista de prioridades, nosotros debemos seguir realizando las tareas correspondientes con tranquilidad y diligencia. A la hora de comunicarnos con los clientes y proveedores, hacerlo siempre con tranquilidad, paciencia, cordialidad y puntualidad. Es importante explicarnos de forma clara y concisa en los correos electrónicos o por teléfono para evitar posibles malentendidos, que además pueden acabar creando tensiones en la relación laboral. Un ambiente tenso dificulta la obtención de buenos resultados y la motivación en el trabajo.

Igualmente importante es responder a tiempo. Todos tenemos “estrés” y queremos que nos respondan lo antes posible. En este punto hay dos aspectos importantes:
1. No desesperarnos si no recibimos una respuesta inmediata. Seguir trabajando según nuestra lista de prioridades y volver a insistir en recibir una respuesta cuando haya pasado un tiempo razonable.
2. No olvidarnos de responder correos por no estar entre las tareas prioritarias. Para ello, podemos marcar el correo electrónico en cuestión como “No leído” para responder más adelante. Si se trata de un correo cuya respuesta nos requiere más tiempo, escribir brevemente diciendo que responderemos a lo largo del día o algo similar. Lo importante es que nuestro cliente o proveedor sepa que lo tenemos en cuenta y lo hemos apuntado en nuestra lista de tareas pendientes.

CONSEJO: Acordarnos siempre de insistir en recibir una respuesta pasado un tiempo así como de responder los correos marcados como no leídos sin dejar pasar demasiado tiempo.

9. Absolutamente TODOS cometemos errores

Nos podemos equivocar calculando un presupuesto o al enviar un PO a partir de un análisis incorrecto. No hay ningún problema en escribir o llamar para rectificar el error, modificar el documento correspondiente o tomar las medidas oportunas. No tiene sentido que alguien cobre por un trabajo que no hace por habernos equivocado ni debería alterarse o molestarse por rectificar un error, que, insisto: a todos nos pasa.

CONSEJO: Si la comunicación con nuestros clientes y proveedores es clara y honesta, no tenemos más que expresarnos con sinceridad y explicar el error cometido. Al explicar cómo se ha cometido el error y proponer una solución, la persona en cuestión, si se rige por los mismo valores profesionales que nosotros, no tendrá problema alguno en aplicar o aceptar las medidas necesarias o en plantear una alternativa.

10. ¿Tiempo libre?

Casi suena a broma, ¿verdad? Pero exageraciones aparte, antes o después siempre acabamos teniendo algún hueco en el que no tenemos tareas “prioritarias” que realizar.

CONSEJO: Es el momento de realizar esas tareas, a veces un poco, cómo calificarlas… ¿soporíferas?, que nos permitirán agilizar y rentabilizar los proyectos cuando apenas tengamos tiempo ni de respirar. Por ejemplo, hacer búsquedas de proveedores que aún no figuren en la base de datos para alguna actividad o combinación de idiomas.
En estos huecos también podemos hacer simulaciones de procesos que no se repiten con tanta frecuencia y que, en el momento de la verdad, salen con poca fluidez. Se trata de recrear procesos no asimilados que puedan causarnos estrés o nervios para tener más confianza cuando llegue el momento. Una vez más, se trata de automatizar procesos.

Referencias

http://es.wikibooks.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos#Gestor_de_proyecto

http://www.gestiondeproyectosit.es/blogit/2011/10/10-consejos-para-un-project-manager/