Cómo elegir una agencia de traducción: 6 preguntas clave

Elegir una agencia de traducción para tu empresa no es solamente «comprar palabras». La calidad de los proyectos multilingües depende tanto de la competencia lingüística como de la organización, es decir, de la gestión de proyectos, la coherencia terminológica, el control de calidad, la seguridad y un método claro a la hora de integrar o no la traducción con IA.

Con esta guía pretendemos llegar a aquellos equipos de marketing, producción, asuntos legales y regulatorios, localización y ventas que deben buscar un proveedor de servicios lingüísticos capaz de operar a gran escala, sin comprometer el nivel de exigencia. Se trata de una breve lista de cosas a tener en cuenta, seis cuestiones relevantes (más una extra).

Por qué es importante contar con una buena checklist

Tener una lista adecuada de criterios no es solamente una forma de verificar la calidad lingüística. Estos criterios deben de estar cohesionados y complementarse para asegurar que la agencia se adecue exactamente a sus necesidades.

Un proyecto multilingüe es una cadena de producción: briefing, preparación de archivos, gestión terminológica, traducción, revisión, control de calidad, validaciones internas y, finalmente, entrega (a menudo en formatos específicos). Cuantas más lenguas y partes interesadas, mayores son los riesgos de incoherencias, retrasos, revisiones repetidas y costes imperceptibles.

¿Cómo entrega la agencia productos de calidad? ¿Cómo se mide esa calidad? ¿Cómo se organiza para controlar tus proyectos y tus datos?

Para establecer tus criterios, es posible emplear recursos de referencia como la norma ISO 17100: Requisitos para los servicios de traducción.

Los seis cuestiones más relevantes a la hora de elegir una agencia de traducción

1. ¿Cuál es su ámbito de especialización?

Tu primer filtro es el grado de experiencia real en el sector. Una agencia que traduce «de todo» puede ser rentable para contenidos simples, pero en el momento en que se trabaje con textos técnicos, jurídicos, regulados, médicos o financieros, la especialización contribuye a la reducción de riesgos (mantener una terminología precisa, conformidad, trazabilidad, etc.).

De este modo, una pregunta imprescindible por la que se puede (y se debe) empezar es: «¿con qué empresas del sector has colaborado antes?»

Después de esta pregunta, ya se puede indagar más en detalles e información sobre:

• el tipo de contenido,
• el volumen de trabajo,
• las lenguas de trabajo.

Existen otros aspectos que merece la pena saber, como la creación de glosarios y guías de estilo o la gestión de información regulatoria antigua.

¿Por qué es esto importante? Porque un experto en la materia reduce los errores terminológicos y de conformidad, cuya correción es cara o, en ocasiones, muy cara.

2. ¿Se trabaja con traductores nativos de la lengua meta? ¿Cómo son seleccionados?

En la provisión de servicios para empresas, la cuestión no es únicamente si son nativos o no, sino también cómo la empresa de traducción garantiza la exactitud, coherencia y continuidad de sus proyectos. En consecuencia, recomendamos dos preguntas clave:

• ¿Los traductores trabajan solamente hacia su lengua nativa?
• ¿Cómo se comprueban sus compentencias (especialización, estilo, rigor...)?

No te conformes con una respuesta vaga: pregunta por el proceso (pruebas, proceso de incorporación, evaluaciones, comprobación de validez, reemplazos) y el nivel de regulación (revisores, lingüistas y terminólogos responsables).

¿Por qué es esto importante? Porque la calidad depende tanto del nivel de los lingüistas como de la forma de selección y la continuidad de los mismos en los equipos de la agencia.

3. ¿Cómo se controla la terminología y la coherencia lingüística?

Esta es frecuentemente la problemática más importante en los programas multilingües, cuando existe un mismo producto, concepto y mensaje, pero variaciones entre lenguas y lotes del mismo. Una buena agencia debe tener un control de la terminología, es decir, no sólo crear, validar, difundir y mantener glosarios, sino también memorias de traducción limpias y utilizables.

Las preguntas serían:

• ¿Quién elige la terminología y quién la valida, el cliente, la agencia o ambas en conjunto?
• ¿Cómo se pueden rastrear las decisiones y cómo evita la agencia discrepancias entre países y variantes? (por ejemplo, entre el español europeo y el latinoamericano)
• ¿Cómo se puede recuperar la memoria y el glosario en caso de querer cambiar de proveedor?

¿Por qué es esto importante? Porque la coherencia terminológica te ahorra interminables idas y venidas, correcciones repetidas y evita que tu mensaje se desvanezca al pasar de un mercado a otro.

4. ¿Cómo se asegura la confidencialidad de los documentos?

En el ámbito empresarial, la traducción es un proceso que trata con datos sensibles (estrategias, contratos, precios, datos técnicos o, incluso, personales) Es por eso que hay que considerar la agencia de traducción como un eslabón más de la cadena de contratación externa y valorar el acceso, almacenamiento, conservación y cláusulas contractuales.

Busca preguntas que te muestren hechos reales:

• ¿Dónde se almacenan los documentos, por cuánto tiempo y quién tiene acceso a ellos?
• ¿Cómo se controlan los permisos (principio de mínimo privilegio y acceso restringido por proyecto)?
• ¿Cuál es la política de subcontratación y qué compromisos contractuales se establecen (acuerdos de confidencialidad, cláusulas contractuales y mecanismos de trazabilidad)?

En cuanto a los recursos de referencia, se puede acudir a RGPD (resumen oficial en EUR-Lex) y a la AEPD: directrices para la contratación externa. Para proyectos de alta exigencia, es importante preguntar también por la conformidad con la norma ISO/IEC 27001: Seguridad de la información, ciberseguridad y protección de la privacidad.

¿Por qué es esto importante? Porque las consecuencias de una incidencia de confidencialidad o una contratación de servicios externos no controlada van más allá del proyecto de traducción, puesto que suponen un riesgo legal y contractual, además de que afectan gravemente a la reputación de la empresa.

5. ¿Cuál es el sistema de calidad (QA) y cómo se evalúa?

El QA, del inglés Quality Assessment, no es un mero corrector ortográfico. En lo que respecta a los servicios para empresas, este incluye el cumplimiento con lo pactado durante el briefing y con la guía de estilo, la coherencia terminológica, la comprobación de cifras, unidades y referencias del producto, además de, si fuera necesario, las restricciones de formato (etiquetas, variables, disposiciones).

La evaluación de la calidad es crucial. Por ello, es necesario pedir la clasificación de errores que usen (leve/grave/crítico), un ejemplo de informe o de cuadro de mando de calidad y qué estrategia para la mejora continua emplean, es decir, cómo evita la agencia que se repitan los mismos errores. En definitiva, un proceso bien documentado, y no sobreentendido, es un excelente indicador de madurez.

¿Por qué es esto importante? Porque sin métricas ni ciclos de mejora, la calidad depende de las personas... lo que conlleva que, a mayor volumen de trabajo, más inestable se vuelve.

6. ¿Qué enfoque se tiene para la traducción con IA?

No se trata de saber si se está a favor o en contra. El objetivo es saber cuándo se va a utilizar IA, dónde se va a poner el límite, y qué control humano va a encontrar. Una agencia madura explica su enfoque en función del tipo de contenido: marketing creativo, jurídico, técnico, regulatorio, etc.

Puntos a aclarar:

• transparencia: cuándo se utiliza traducción con IA,
• facturación acorde,
• criterios de selección: qué contenidos pasan por este proceso y cuáles no,
• seguridad: qué garantías tiene usar una herramienta externa.

Para poder juzgar los criterios de posedición, el estándar ISO 18587: Posedición del resultado de una traducción automática puede servir de referencia. Si quieres saber más acerca de esto, consulta nuestro artículo sobre precios para servicios de traducción con IA.

¿Por qué es esto importante? Porque, cuando la IA no está bien controlada, puede deteriorar la marca de la empresa, introducir errores de sentido o crear riesgos de confidencialidad, dependiendo de la herramienta usada.

Pregunta extra para principiantes: ¿qué herramientas TAO usan?

Esta pregunta no es estrictamente necesaria para una primera elección, pero muestra muy bien la capacidad de industrializar la coherencia. Las herramientas TAO (Traducción Asistida por Ordenador) permiten gestionar memorias de traducción, terminología, controles de calidad automáticos, e incluso flujos de trabajo integrados (sistemas de gestión de traducción, conectores CMS, QA).

Si tienes algún conocimiento del campo de los servicios lingüísticos, seguramente habrás escuchado hablar de estas herramientas TAO. Si no es el caso, puedes consultar nuestro artículo para entender rápidamente qué son las herramientas TAO

Lo fundamental no es la «marca» de la herramienta en sí, si bien lo más recomendable es evidentemente trabajar con las mejores herramientas del mercado, como Trados o MemoQ. Lo primordial es saber cómo utilizarla y aplicarla.

¿Por qué es esto importante? Porque usar buenas herramientas y tenerlas bien configuradas transforma la traducción en un proceso industrializable y, por lo tanto, más fiable, más rápido y más previsible.

Conclusión: elegir una agencia de traducción, es elegir todo un sistema

Para poder seleccionar una agencia de traducción para empresas capaz de administrar el multilingüismo de tu negocio, tienes que evaluar la organización de la misma manera que el conocimiento lingüístico: especialización, selección de lingüistas, coherencia terminológica, confidencialidad, control de calidad y planteamiento claro del uso de IA.

Estas 6 cuestiones, más la extra, te darán una base sólida a partir de la cual poder comparar proveedores y elegir con criterio y sin errores.

Si quieres hablar con nosotros sobre volumen, lenguas, restricciones y nivel de calidad esperado, puedes consultar la página de nuestra agencia de traducción.