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Buenas prácticas en maquetación para traducir archivos de InDesign

Aunque todavía existen departamentos de marketing que envían documentos de Word para realizar la traducción de documentos creados en InDesign, muchos de ellos conocen ya la posibilidad de enviar directamente los archivos de InDesign para su traducción. Hoy en día todos los programas de traducción asistida utilizados por traductores profesionales y empresas de traducción tienen la capacidad de filtrar el texto de archivos de InDesign. Este proceso resulta más eficiente al evitar el proceso manual de corta-y-pega, que precisa de más tiempo y que comporta un mayor riesgo de errores humanos. En esta entrada se hacen una serie de recomendaciones a tener en cuenta para integrar de la mejor manera la creación de documentos en InDesign con la traducción de estos documentos.

Las recomendaciones que se hacen en este blog pueden y deben afectar la manera en la que trabaja el departamento de producción para conseguir un flujo de trabajo más eficiente en toda la cadena de producción multilingüe. Es por tanto importante que creativos y maquetadores entiendan cómo se hacen las traducciones y qué cambios comportan para comprender cómo el trabajo de diseño y maquetación puede afectar a la calidad y al coste de la traducción.

1. ¿Cómo traducen las agencias de traducción y los traductores profesionales los archivos de InDesign?

Hoy en día, y desde hace más de 30 años, la traducción técnica y comercial profesional se realiza casi totalmente con el uso de programas de traducción asistida. Estos programas tienen dos características básicas: 1. Generan una base de datos con las traducciones para poder reutilizarlas de manera eficiente y hacer búsquedas eficientes de términos ya traducidos; 2. Son capaces de extraer el texto de una gran cantidad de formatos, InDesign entre ellos, y de segmentar el texto para ofrecer una interfaz de traducción homogénea, generalmente, en forma de doble columna.

A continuación se presenta una captura de pantalla de Trados SDL Studio, la herramienta de traducción asistida que utilizamos mayoritariamente en nuestra empresa de traducción y líder del mercado, aunque existan otras muchas soluciones:

Como podemos observar el texto se divide en segmentos y es la forma en la que se crean estos segmentos donde el formato de los archivos de InDesign juega un papel fundamental. En general, podemos decir que un segmento se corresponderá con una frase. En todo caso, lo recomendable es que se trate, como mínimo, de una unidad completa de significado.

2. Formatos a evitar para una traducción de archivos de InDesign más eficiente

Hay dos aspectos fundamentales de la traducción que se verán afectados por la manera en la que hayan sido formateados los archivos de InDesign. El primer aspecto concierne los segmentos que traduce el traductor y, el segundo, la capacidad de identificar repeticiones en el texto por parte de la herramienta de traducción asistida. El primer aspecto puede afectar a la calidad de la traducción y el segundo al nivel de coherencia y coste de la traducción, esto es especialmente cierto en el caso de la traducción de manuales técnicos o de otro tipo de documentos con mucho texto repetido, ya se trate de traducción médica o de otras especialidades. En otros casos, como la traducción de marketing o la traducción de documentos jurídicos y legales, no tendrá mucha relevancia ya que no se trata de un tipo de documentos que normalmente contenga muchas repeticiones.

En general, los formatos a evitar son todos aquellos que se van a introducir en medio de una frase. Es un recurso habitual utilizar tabuladores, marcas de párrafo y saltos de línea para ajustar los textos al diseño. Se presenta a modo de ejemplo un texto en InDesign donde se han utilizado estos recursos y su efecto sobre la segmentación a utilizar la herramienta de traducción.En general, los formatos a evitar son todos aquellos que se van a introducir en medio de una frase. Es un recurso habitual utilizar tabuladores, marcas de párrafo y saltos de línea para ajustar los textos al diseño. Se presenta a modo de ejemplo un texto en InDesign donde se han utilizado estos recursos y su efecto sobre la segmentación a utilizar la herramienta de traducción.

Vemos ahora cómo quedaría este texto una vez que se procesa el archivo IDML de InDesign con una herramienta de traducción asistida para su traducción:Vemos ahora cómo quedaría este texto una vez que se procesa el archivo IDML de InDesign con una herramienta de traducción asistida para su traducción:

Podemos observar que en esta ocasión un frase aparece en varios segmentos. Esto se debe básicamente al haber utilizado marcas de párrafo para cortar las frases por cuestiones de diseño. En caso de tener que hacer esto, siempre será preferible utilizar saltos de línea, que tendrán un efecto sobre la detección de repeticiones con respecto a aquellas frases similares donde no se utilicen, pero que no hará que una frase quede dividida en varios segmentos.

A continuación, se presenta cómo podría haber sido formateado este texto para conseguir un formato similar y conseguir una segmentación que facilita la labor del traductor y aumenta la posibilidad de detectar repeticiones.

Observamos a hora cómo quedaría el texto una vez procesado. Ahora observamos que cada frase o título se corresponde con un segmento:Observamos a hora cómo quedaría el texto una vez procesado. Ahora observamos que cada frase o título se corresponde con un segmento:

3. Maquetar pensando en la extensión de las traducciones

De forma natural, cada idioma va a necesitar un espacio distinto para poder desplegar la misma información. Se trata de un factor que si se tiene en cuenta durante la fase de producción de documentos ayudará a conseguir un proceso más fluido de producción de documentación traducida, reduciendo el tiempo que necesitaremos para adaptar el texto traducido al diseño inicial.

Si tomamos el inglés como referencia podemos esperar una extensión al francés del 20%, al alemán del 30%, al español entre el 20%-30%, al italiano del 10%, etc. El problema durante la maquetación de los archivos de InDesign de las versiones traducidas surge cuando en la plantilla original se ha dispuesto el texto de forma muy ajustada con tamaños de fuente pequeños y poco interlineado. Cuando esto ocurre necesitaremos invertir más tiempo durante esta fase de maquetación para encontrar soluciones para encajar la traducción expandida y con frecuencia bajando los estándares de diseño del documento original.

4. Cajas de texto sobre imágenes

Se trata de otra recomendación que puede afectar a cómo se gestionan las imágenes e ilustraciones que aparecen en nuestros folletos publicitarios, catálogos y manuales, pero que tiene un fuerte impacto sobre los recursos que necesitaremos posteriormente para su traducción.

Cuando añadimos texto a una imagen o ilustración que vincularemos o incrustaremos a nuestros documentos de InDesign, lo podemos hacer básicamente de dos formas. La forma más inmediata y natural es la de añadir el texto directamente en el programa de edición de imágenes que estemos utilizamos (por ejemplo, Photoshop o Illustrator). Cuando lo hacemos así, necesitaremos procesar cada una de estas imágenes con texto para cada uno de los idiomas que tengamos, ya lo hagamos a través de corta-y-pega o utilicemos una aplicación para exportar/importar el texto de forma automatizada (ver nuestro blog sobre cómo traducir archivos de Illustrator). Sea como sea, el texto en archivos de imagen puede suponer una carga importante de trabajo. Por ejemplo, si tuviésemos un catálogo con 100 imágenes con texto que traducimos en 10 idiomas y a cada imagen le dedicamos una media de 3 minutos de gestión y maquetación, estaríamos hablando de 50 horas que podrían verse reducidas a 5-10 horas utilizando la recomendación que hacemos aquí.

Cuando por cuestiones de diseño no necesitamos introducir el texto en el programa de edición de imágenes/ilustraciones, la maquetación de las versiones traducidas será más eficiente si introducimos el texto directamente utilizando cajas de texto en InDesign sobre la imágenes vinculadas. En el caso de AbroadLink Traducciones, cuando nuestros clientes hacen uso de nuestros servicios de traducción integrados con maquetación multilingüe, si nos encontramos un documento de InDesign con imágenes con texto que va a ser traducido a varios idiomas, el primer paso de preparación del documento para su traducción será la creación de cajas de texto sobre las imágenes vinculadas a InDesign, siempre que sea posible, para conseguir rebajar el tiempo de entrega y el coste total.

5. Mantener versiones con texto editable de imágenes e ilustraciones

Cuando por cuestiones de diseño es necesario utilizar el texto directamente en el programa de edición, será muy importante disponer del archivo de imagen con el texto en formato editable durante la fase de traducción. Es común a lo largo de la cadena de producción de documentos que no se tengan los archivos editables a partir de los cuales se crearon los archivos .jpg, .tiff o .png. Estos son archivos bitmap que no permiten una edición separada del texto, por lo que la localización de estos archivos se hace prácticamente imposible cuando el texto no sea haya sobre un fondo homogéneo, como suele ser el caso de folletos publicitarios, o incluso de catálogos, cuando el texto se coloca sobre una fotografía creativa. El mismo problema suele ocurrir también con archivos de curvas (.eps o .ai) que permiten a los diseñadores hacer transformaciones muy creativas del texto y donde muchas veces se utiliza la versión no editable del archivo para evitar el problema que puede suponer no tener la fuentes originales utilizadas.

El problema durante la fase de maquetación de las traducciones cuando no se tienen los archivos editables es que la recreación de los archivos a traducir a partir de archivos no editables llevará mucho más tiempo y algunas veces tendremos que aceptar soluciones que cambian el diseño. En definitiva, más tiempo, más costes y, a veces, peor trabajo.

6. Externalización de la maquetación de las versiones traducidas a empresas de traducción

Muchas empresas o agencias de servicios de traducción, como es el caso de AbroadLink Traducciones, ofrecen a sus clientes soluciones integrales que incluyen entre sus servicios la maquetación de los archivos traducidos. En sí, estos servicios no son de maquetación propiamente dichos en tanto que se sirven de las plantillas de los documentos originales para introducir el texto traducido. La externalización a empresas de traducciones de esta tarea implica tener que enviar a la empresa tanto los archivos de InDesign como los gráficos y las fuentes utilizadas en el diseño. Como se argumentaba en el apartado anterior, será aconsejable proporcionar los gráficos en formato en el que se puede editar el texto que precise traducción para abaratar los costes y acortar los tiempos de trabajo.

Las ventajas que esto suele ofrecer con respecto a encargar el trabajo a una empresa externa de diseño o agencia de publicidad es sobre todo que las empresas de traducción suelen tener mayor experiencia en solucionar problemas inherentes a la maquetación multilingüe como puede ser la adaptación del espacio a la extensión o acortamiento de los textos traducidos, la gestión de idiomas de derecha a izquierda (como el hebreo o el árabe) o la adopción de nuevas fuentes Unicode que sí tengan los caracteres que precisa el idioma traducido.

¿Qué hacer si trabajamos con agencia de publicidad y no nos proporciona los InDesign con el artwork?
 

En los casos en los que creación de folletos o manuales fueron confiados a una agencia de publicidad, podemos encontrarnos que, por la relación contractual mantenida con la agencia, no nos puedan facilitar los archivos de InDesign con los correspondientes fuentes y gráficos. Cuando esto ocurre, la maquetación de las versiones traducidas tendrá que realizarla la agencia contratada. No obstante, cabe la posibilidad de que sí nos puedan proporcionar únicamente los archivos en formato IDML, para poder entregárselos traducidos para su posterior maquetación. Este proceso va a simplificar la labor de la agencia y es posible que se pueda negociar una reducción en el coste de maquetación con respecto a enviarles las traducciones en archivos de Word.

7. Conclusión

La manera más eficiente de traducir archivos de InDesign es a través de su procesamiento en formato IDML a través de herramientas de traducción asistida. Siguiendo una serie de buenas prácticas se puede tener un efecto sobre la calidad y el coste de las traducciones y de la maquetación de las versiones traducidas.

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José Gambín

José Gambín Asensio es licenciado en Ciencias Biológicas por la Universidad de Valencia y en Traducción e Interpretación por la Universidad de Granada. Ha desarrollado diversas funciones como gestor de proyectos, maquetador, y traductor freelance y en plantilla. Desde 2002 es socio fundador de AL Traducciones y actualmente desarrolla el cargo de Director de Ventas y Marketing.

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