7 errores comunes al usar INCOTERMS®

Contando con una caja de herramientas completa a nuestra disposición, no se nos ocurrirá apretar un tornillo con un serrucho, ni cortar un trozo de madera con un destornillador. Resulta meridianamente claro que usaremos en cada caso la herramienta correcta, la cual nos facilitará el trabajo y nos evitará pasar por situaciones no deseadas.

El comercio internacional pone a nuestra disposición una serie de herramientas, cuyo uso correcto, al igual que en los dos ejemplos anteriores, hacen mucho más sencilla la realización de ciertos trámites, la redacción de contratos, la clarificación de cláusulas, y, sobre todo, la minimización de riesgos en este tipo de operaciones.

Dentro de este paquete de herramientas que tenemos dispuesto para usarse en las operaciones de comercio internacional se encuentran los Incoterms®. Cada diez años, la Cámara de Comercio Internacional publica una nueva actualización de estos términos de tres letras usados en las transacciones comerciales de todo el mundo.

Comúnmente se piensa que estos términos forman parte del contrato de transporte, incluso del contrato de seguro, pero la realidad no es esa. Aunque los Incoterms® definen entre otras cosas, el reparto de los costes de transporte, y de los trámites aduaneros, así como la obligatoriedad de contratar o no un seguro que cubra los riesgos de las mercancías durante el transporte, los Incoterms® forman parte del contrato de compra venta, donde vendedores y compradores estipularán todo tipo de condiciones.

Los Incoterms® simplifican la redacción de estos contratos, de forma que, con el uso de estas tres letras, seguidas de un lugar de entrega se definen perfectamente estas cuatro circunstancias:

• Punto de transmisión del riesgo de las mercancías
• Reparto de los costes derivados del transporte
• Responsabilidades de los trámites aduaneros de export e import.

Como decíamos anteriormente, las herramientas deben usarse para el fin al que se destinan. El uso de los Incoterms® no es obligatorio. No obstante, una vez que decidimos usarlos de forma consensuada con la otra parte integrante del contrato de compra venta, debemos hacerlo correctamente, utilizando el adecuado para cada operación concreta.

Dicho esto, es importante resaltar que siempre hay un Incoterm® para cada operación, y sólo uno. Cualquier pareja de Incoterms® que escojamos para decidir su inclusión en un contrato de compra venta nos devolverá cláusulas distintas y, por tanto, derechos, obligaciones y responsabilidades diferentes para cada parte.

Ahora vamos a repasar los siete errores o pecados capitales que, con más frecuencia, se cometen al usar los Incoterms®:

1. Uso de Incoterms® que no existen
2. Uso de Incoterms® para contratos de compra venta nacionales
3. Nominar de forma incompleta el Incoterms®
4. No referir la versión de los Incoterms®
5. Incluir en el contrato de compra venta cláusulas contrarias a las definidas por el Incoterms® elegido
6. Usar Incoterms® no previstos para el modo de transporte elegido
7. No valorar los riesgos para nuestra empresa en cada Incoterms®

Uso de Incoterms® que no existen

La Cámara de Comercio Internacional publicó en el año 2010, un total de once Incoterms® diferentes. Once y sólo once, ni uno más. A saber:

EXW:                     Ex – Works. Entregado en Fábrica

FCA:                      Free carrier. Entregado a transportista

FAS:                       Free along side. Entregado al costado del buque

FOB:                      Free on board. Entregado a bordo

CFR:                      Cost and freight. Coste y flete.

CIF:                        Cost, freight and insurance. Coste, flete y seguro.

CPT:                      Carriage paid to. Porte pagado hasta.

CIP:                        Carriage and insurance paid to. Porte y seguro pagado hasta.

DAT:                      Delivered at terminal. Entregado en terminal.

DAP:                      Delivered at place. Entregado en un lugar.

DDP:                     Delivered duties paid. Entregado en un lugar con derechos pagados.

No hay más. Cualquier grupo de tres letras distinto a los relacionados anteriormente no constituye ningún Incoterms® y no será reconocido por ningún fuero como tal en caso de litigio y, por tanto, no serán conocidas las estipulaciones a las que refiera el “supuesto” Incoterms®.

No es difícil comprobar que el uso de estos Incoterms® inventados es bastante común. Son expresiones como EXW Docks, C+F, C&F, FOT… Aparentemente nacen de uno de los once Incoterms®, al que, de manera intencionada, se pretende variar alguna de sus estipulaciones, derechos y responsabilidades con la eliminación, sustitución o incorporación de algún añadido…

En algunos casos no se hace ni siquiera intencionadamente, sino que el desconocimiento literal de los once Incoterms® vigentes es el que propicia el uso de algo que no existe. Cabe recordar que los Incoterms® no son una ley y, por tanto, su uso no es imperativo, pero una vez usado, sí nos obliga completamente como parte de un contrato mercantil firmado entre dos partes. En definitiva, resultará difícil cumplir las condiciones dispuestas por un Incoterms® que no existe.

Uso de Incoterms® para contratos de compra venta nacionales

Se trata de otro error bastante común. Los Incoterms® están pensados para compra ventas internacionales. La propia Cámara de Comercio Internacional así lo define en su redacción: deben usarse en contratos de compra venta donde las mercancías tengan como origen y destino países distintos.

Tanto es así, que los Incoterms® están divididos en cuatro grupos, coincidiendo con las letras iniciales de cada uno de ellos, E-F-C-D. Esta agrupación responde al país en que se produce la entrega de la mercancía, es decir, el de salida o el de llegada, origen o destino.

Así, en los Incoterms® que comienzan por E y por F, la entrega de las mercancías se produce en el país de origen, es decir, el vendedor no asumirá ningún gasto tras la salida de las mercancías del país de origen, y en función de qué Incoterms® de estas dos letras se ha elegido, incluso el vendedor deje de pagar algún gasto anterior a la salida. En los Incoterms® que comienzan por las letras C y D es el país de destino donde se produce la entrega de la mercancía.

Otro punto que determinan los Incoterms® es quién se encargará de la realización de los despachos de aduana a la exportación e importación. Es evidente que si no hay paso por frontera como ocurre en las entregas de mercancías en el mismo país, no tiene sentido usar ningún Incoterms®.

En España contamos con la suficiente legislación como para no tener que acudir al uso de los Incoterms®, que sobrepasan lo imprescindible en transacciones nacionales. Por ejemplo, si hemos realizado una venta desde Málaga hasta León, con indicar en el contrato de compra venta quien paga el transporte es suficiente. En caso de daño o pérdida de la mercancía, la Ley de Ordenación del Transporte Terrestre (L.O.T.T.) y su Reglamento de Aplicación (R.O.T.T.), determinan claramente los derechos y obligaciones de cada parte en materia de transporte. El Código de Comercio, hará el resto si es necesario.

Nominar de forma incompleta el Incoterms® elegido

Los Incoterms® están diseñados para tener nombre y dos apellidos, exactamente igual que nosotros… Un Incoterms® sin alguno de estos tres componentes estará vacío de contenido, e incluso, como se analizará más adelante, puede conllevar situaciones muy desagradables en caso de litigio.

Tras las tres letras del Incoterms® debe seguir un lugar de entrega. En muchas ocasiones sólo se escriben las tres letras, sin más, quedando así sin ningún significado.

Estando claro que es fundamental indicar un lugar de entrega ahondemos en la concreción del mismo. Si hemos pactado en una compraventa el Incoterms® CPT poniendo el material en Granada, es común encontrar redactadas las condiciones como CPT Granada.

Si se tiene en cuenta que hay más de 130 localidades en todo el mundo que responden al nombre de Granada, algo más se debería concretar. Al menos el país… pero siguiendo con el ejemplo, Granada es también una provincia de casi 12.700 kilómetros cuadrados, por lo que habría que seguir afinando el lugar de entrega dentro de Granada.

Lo más acertado es indicar la dirección completa de entrega tras las tres letras del Incoterms®, tal cual, ya sea un punto kilométrico de una carretera, un número de una calle, o un código postal… en definitiva, lo más exacto posible. Así quedará determinado de manera inequívoca justo en qué lugar se entregará la mercancía.

No referir la versión de los Incoterms®

Como se mencionó anteriormente, la Cámara de Comercio Internacional edita cada diez años una lista de Incoterms® que incluye modificaciones sobre la que estaba vigente hasta ese momento. Y en algunos casos no son cambios menores.

Sirvan como ejemplo las diferencias entre los Incoterms® 2000 y los Incoterms® 2010. Del año 2000 a 2010 los Incoterms® eran trece. En la última modificación pasan a ser once, con cambios significativos en los que se han mantenido, como modificaciones sustanciales en cuanto al momento de la transmisión del riesgo. Ni que decir tiene que debe usarse siempre un Incoterms® de la última revisión de la Cámara de Comercio Internacional.

Para fijar en qué versión de Incoterms® se basan las condiciones del contrato de compra venta, basta con añadir el “segundo apellido” tras las tres siglas y la dirección exacta del lugar de entrega. Por tanto, un Incoterms® perfectamente definido quedaría asi:  CPT + Lugar exacto de entrega + Incoterms® 2010.

Incluir en el contrato de compra venta cláusulas contrarias a las definidas por el Incoterms® elegido

No son pocos los contratos de compra venta en los que se incluyen estipulaciones que contradicen las implícitas al Incoterms®, que, de manera voluntaria, hemos elegido. En caso de litigio, el juzgador no tendrá fácil decidir a cuál de las dos condiciones escritas deberá atender para dictar su veredicto, creándose de esta forma, una situación indeseada.

No es que no se puedan incluir cláusulas contrarias a las del Incoterms® elegido, lo que hay que hacer es dejar bien claro en el contrato que se parte de un Incoterms® al que se añade o se quita parte de su clausulado de forma congruente. En cualquier caso, hay que recordar que siempre existe un Incoterms® listo para ser usado en cualquier compraventa internacional, sin tener que hacerle añadidos o recortes.

Usar Incoterms® no previstos para el modo de transporte elegido

Otra clasificación que se puede encontrar en cualquier tabla donde se recogen los Incoterms® es la del modo de transporte utilizado para la puesta a disposición de los bienes del vendedor al comprador.

Básicamente son dos grupos: los Incoterms® que deben usarse para transporte multimodal (combinación de varios modos de transporte para la misma entrega) y los que sólo deben ser usados para entregas realizadas a través de vía marítima exclusivamente (o vías interiores navegables).

Atendiendo a la realidad, son bien pocas las ocasiones en que las mercancías viajan de manera exclusiva por mares o ríos. La gran mayoría de los envíos necesitan la combinación de dos o más modos de transporte, siendo el terrestre por carretera el que usa como auxiliar al ferroviario, aéreo y marítimo casi siempre.

Los Incoterms® CFR y CIF son el claro ejemplo. Están pensados para uso en transacciones en las que todo el transporte discurre por mar o por vías navegables interiores. Es decir, quedaría reservado su uso a mercancías producidas en las terminales portuarias o aquellas que viajan hasta estas por conducciones o tuberías, caso de graneles sólidos, líquidos y gases. La alternativa a CFR y CIF es el uso del CPT y CIP respectivamente.

No valorar los riesgos para nuestra empresa en cada Incoterms®

Jugar con la estadística entraña un peligro que, tarde o temprano, puede transformarse en un dolor de cabeza real. Pensar que “casi nunca pasa nada” debería inquietar en vez de conformar. La inquietud debería tornar rápidamente en acción, valorando los riesgos a los que expone el uso de cada Incoterms® buscando otro que se adapte mejor a la operación o libere a nuestra empresa de cuantos más riesgos mejor.

Todos y cada uno de los Incoterms® llevan consigo ventajas y desventajas para compradores y vendedores, pero los sobresaltos serán mucho menores al igual que sus posibles consecuencias si se intenta minimizar los riesgos para nuestra empresa y conociendo a los que finalmente estamos expuestos.

Un ejemplo sencillo: el uso del EXW, que aparentemente desvincula al vendedor de cualquier responsabilidad en el envío, trae de forma colateral, responsabilidades tributarias y aduaneras que deberían ser tenidas en cuenta por este a la hora de elegir este término, ya que deberá probar la salida efectiva de las mercancías del territorio aduanero de la Unión mediante la presentación de un documento aduanero, DUA, y otro de transporte, BL o CMR por ejemplo, sabiendo que no es él ni el que contrata el transporte ni realiza el despacho, sino el comprador. Si no los consigue, no podrá justificar la emisión sin IVA de su factura de venta.

El desconocimiento de los clausulados de los Incoterms® es la causa fundamental de los errores que hemos desarrollado en los siete puntos anteriores.

Como suele ocurrir en las acciones más cotidianas de la vida, para acometer cualquier hecho con garantías y seguridad, es fundamental conocer todos y cada uno de los extremos… sólo hay que pensar en conducir, operar una máquina o tocar un instrumento. Hay determinadas cosas que es mejor no hacerlas si no tenemos un conocimiento profundo y más cuando se trata de transacciones comerciales internacionales, con responsabilidades de entrega, custodia y pagos a cumplir por las partes.

Por tanto, hay que poner los Incoterms® siempre en manos responsables para minimizar los riesgos de un uso indebido o incompleto… ó pregúntate si le darías a un mono un par de pistolas… (y si encima están cargadas…)