5 estrategias para reducir el coste de traducción de tus IFU conforme al MDR

Según los requisitos lingüísticos del Reglamento sobre productos sanitarios de la UE (MDR ), los fabricantes deben proporcionar instrucciones de uso (IFU, por sus siglas en inglés) claras y adaptadas a cada mercado. Aunque son obligatorias para el cumplimiento del reglamento, las IFU multilingües pueden representar una parte importante del presupuesto de documentación, especialmente para las empresas que operan en varias jurisdicciones.

A continuación te ofrecemos cinco estrategias para ayudar a reducir tus costes de traducción, sin renunciar a la conformidad y la calidad de la documentación.

1. Optimizar el contenido original de la IFU

Los costes de traducción suelen calcularse por palabra. Por tanto, reducir el número de palabras del texto original pueden suponer un ahorro importante, sobre todo cuando las IFU se traducen a muchos idiomas.

Para ello:

• utiliza una redacción concisa y normalizada;
• evita la redundancia;
• aplica principios de escritura estructurada, con herramientas como MadCap Flare o Adobe FrameMaker, que permiten organizar el contenido en módulos o bloques reutilizables;
• si las IFU ya están redactadas, realiza una revisión previa a la traducción para simplificar el lenguaje y eliminar contenido innecesario.

2. Utilizar elementos visuales para sustituir el texto repetitivo

Las ilustraciones o diagramas pueden transmitir las instrucciones con más eficacia que las descripciones largas, con la ventaja añadida de no necesitar traducción. Este enfoque resulta más rentable cuantos más idiomas necesites.

Los elementos visuales son especialmente eficaces para los procesos paso a paso, las advertencias o las instrucciones de montaje. Antes de añadirlos, asegúrate de que todos cumplen los requisitos del MDR y se han validado en las pruebas de usabilidad.

3. Redactar las IFU directamente en inglés

El inglés suele utilizar menos palabras que muchas otras lenguas europeas, como el español o el italiano. Por tanto, redactar la IFU original en inglés puede reducir el número total de palabras, partiendo de una base más rentable para la traducción. Además, el inglés es también la lengua pivote más común en los flujos de trabajo de traducción, lo que simplifica la gestión de los proyectos.

Aparte de ser una forma de reducir el número de palabras, traducir del inglés puede tener otras ventajas. Si quieres saber más, consulta nuestras 3 razones por las que traducir desde el inglés y 2 por las que no.

No obstante, recuerda que la redacción en inglés debe seguir siendo clara y conforme para todas las poblaciones de usuarios, incluidos los hablantes no nativos.

4. Usar la traducción automática con postedición (MTPE)

Para algunos tipos de contenido, la traducción con IA seguida de una postedición profesional puede ofrecer un buen equilibrio entre coste y calidad. Sin embargo, su viabilidad y productividad van a depender de:

• la complejidad técnica de la IFU;
• la claridad y coherencia del texto original;
• la disponibilidad de motores de traducción entrenados a medida para tus productos.

Para mejorar el resultado de la traducción automática, escribe con frases sencillas y sin ambigüedades, y evita el lenguaje abstracto o creativo. Esto hace que el contenido sea más predecible y más fácil de traducir con precisión.

5. Aprovechar la memoria de traducción y la coherencia de formatos

La mayoría de las agencias de traducción utilizan sistemas de memorias de traducción (MT) para detectar y reutilizar segmentos traducidos anteriormente. Esto se traduce en costes más bajos y plazos de entrega más rápidos.

Para maximizar la reutilización:

• mantén la coherencia en la redacción de todas las IFU;
• normaliza el formato de los documentos: una frase en negrita o con un cambio innecesario de puntuación podría no ser reconocida como repetición de la memoria de traducción;
• utiliza herramientas de documentación que admitan la reutilización de contenidos modulares y el control de versiones multilingües (por ejemplo, FrameMaker, Flare o sistemas basados en XML).

Unas memorias de traducción bien mantenidas y un formato coherente pueden suponer una importante reducción de costes a lo largo del tiempo, especialmente en el caso de productos con múltiples configuraciones o accesorios.

Conclusión

Reducir los costes de traducción de las IFU no consiste en recortar gastos, sino en crear contenidos conformes y reutilizables. Combinando la redacción estratégica, las herramientas inteligentes y la estrecha colaboración con los proveedores de traducción, los equipos de reglamentación y documentación pueden garantizar tanto la rentabilidad como el cumplimiento del reglamento europeo.

Si tu empresa publica IFU en varias lenguas de la UE, aplicar algunas de estas estrategias puede suponer una diferencia considerable en tu presupuesto de traducción.

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