¿Por qué un método de organización?
Trabajar de autónomo implica encargarse de todas las tareas vinculadas con la actividad: gestión de proyectos, contacto con clientes, buscar nuevos clientes, contabilidad, etc. ¡Sin olvidar tu vida personal!
Tener un sentido nato de la organización no siempre basta. Olvidos, sentimiento frecuente de estar saturado o de trabajar constantemente con urgencia son diversos síntomas de una mala organización.
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El método Getting Things Done (GTD) es un método de organización desarrollado por Davis Allen. Su meta es ayudarte a:
- eliminar la ansiedad y el sentimiento de saturación,
- eliminar la impresión de encontrarse frente a un muro infranqueable cuando una tarea es compleja, descomponiéndola en «ladrillos» más fáciles de realizar,
- evaluar de nuevo y concentrarte en tus objetivos en cada circunstancia,
- mantener una actitud positiva ante las tareas que no realizamos.
Allen propone una solución sencilla: capturar en un sistema fiable el conjunto de las informaciones, ideas y proyectos pendientes que nos ocupan la mente. Apoyándose en una especie de «memoria externa», el espíritu esté liberado y disponible para centrarse en lo esencial: realizar tareas y perseguir objetivos.
Este sistema se compone sencillamente de una lista de tareas y de proyectos, así como de un dossier para ordenar todos tus documentos de referencia, es decir, todos los documentos que no son útiles inmediatamente para una acción concreta, pero que a lo mejor necesitemos después, y una agenda. Puedes elegir tener tus listas en papel o en un software (de hecho, presentaremos diferentes aplicaciones en otra parte de este post).
Parece sencillo, ¿no? No lo es tanto.
El método GTD consiste en 5 etapas distintas, las cuales voy a resumir muy brevemente.
1. La recolección
La primera etapa consiste en «vaciarse la cabeza», es decir, apuntar todo lo que tienes en la mente: tareas concretas que tienes que realizar, ideas generales, proyectos pendientes, etc... No te sorprendas si llegas a varias centenas de tareas... también tendrás que reagrupar todos los objetos y documentos que no están en su sitio (por ejemplo, todos los archivos apilados en tu despacho o el contenido de un archivo «pendiente»).
Queda después por concebir un sistema de clasificación para los documentos de referencia: puedes por ejemplo elegir ordenar los archivos ordenados por orden alfabético, o por temática, según lo que te convenga.
Etapa siguiente: coger el primer documento encima de la pila y procesarlo como sigue:
- Se trata de un documento de referencia (por ejemplo: un extracto de cuenta bancaria que tienes que conservar), archívalo.
- Si la acción apuntada tarda menos de 2 minutos, hazla inmediatamente (por ejemplo, confirmar recepción de un correo electrónico).
- Si la acción apuntada tarda más de 2 minutos, apúntala en tu lista de tareas o en tu agenda si se trata de una cita o de una acción que se realiza en horarios fijos (por ejemplo: llamar a tal cliente entre las 9 y las 10 al día siguiente, el único hueco en el que está disponible).
- Se trata de un proyecto (es decir un resultado que se alcanza mediante varias acciones), tendrás que planificarlo.
3. La organización
Ejemplo: apunté en una hoja «Comprar un nuevo ordenador». Lo pondré en mi lista de tareas así:
- Comprar un nuevo ordenador [mi proyecto, es decir, el resultado a lograr]
- Definir el presupuesto [mi próxima acción]
- Comparar varios ordenadores
- Ir a la tienda a comprar el material
Es importante verbalizar de forma clara el resultado que quieres lograr (con un bonito verbo en infinitivo, ¡incita a realizar la acción, por lo que parece!), pero también la próxima acción (next action) que realizar, lo que me acercará a mí meta (en este caso, decidir el presupuesto). Una vez realizada esta primera tarea, la «próxima acción» será «comparar varios ordenadores». Descomponer en distintas partes un proyecto que parece a primera vista inabarcable (entre otras cosas porque nos sabes por dónde empezar) en «ladrillos» secuenciales elimina el sentimiento de bloqueo. Porque, como bien se sabe, lo más complicado es empezar...
Vas a aplicar este principio de recolección a la vida diaria, «pon en pila» a todos los documentos, ideas o acciones a realizar y trátalos uno por uno como se explica anteriormente.
4. Poner al día
Cada semana (por ejemplo, el viernes por la tarde, para terminar bien la semana), vas a examinar tu lista de tareas y de proyectos así como tu agenda. La meta es marcar las tareas realizadas, definir las próximas acciones, suprimir los proyectos obsoletos, etc. En resumidas cuentas, tener actualizada tu lista. Esta actividad, aunque pueda resultar pesada, es una etapa indispensable. Según David Allen, el método solo puede tener efectos positivos si estamos convencidos de que podemos respaldarnos totalmente en este sistema.
5. La acción
Una vez organizadas las tareas, hay que realizarlas... Elegiremos qué hacer en cierto momento gracias a cuatro criterios: el contexto en el que estamos (en el despacho, de viaje, en casa, por teléfono, etc.), el tiempo y la energía disponibles, así como la prioridad de la tarea.
Algunos inconvenientes
Uno de los principales reproches que se puede hacer al método GTD es que se tarda más en organizar tareas que en realizarlas. Sobre todo en el momento en el que se implementa el sistema. David Allen recomienda reservarse unos días para recolectar y clasificar todos los documentos.
Después, hay que dedicarle tiempo a la recolección diaria y a las actualizaciones semanales, indispensables para la fiabilidad del sistema. Exige una disciplina consecuente, a veces complicada de mantener a largo plazo.
Pero, en general, obtendrás más ventajas que trabas, mientras sepas mantenerte flexible y no te dejes dominar por el sistema.
Reducir el estrés: ¡Allen tiene la clave!
En lo que a mí me toca, se cumplió lo que promete David Allen: después de los primeros meses, sentí una real disminución del estrés vinculado al trabajo. Hoy, después de cuatro años de práctica, nunca me siento desbordada. Sobrecargada de trabajo sí, pero no anegada en el flujo continuo de informaciones y nuevas tareas que realizar.
- La mente se libera, porque se fía totalmente en el sistema.
- Tenemos un verdadero sentimiento de control. Planificando cada acción y anticipando, tomas decisiones sobre lo que haces (¡y sobre todo sobre lo que no haces de inmediato!). Total, no sufres la sobrecarga de trabajo, la controlas.
- Este método permite sacar provecho de los periodos de menos actividad. Si se me presenta una tarde libre (es raro, pero puede pasar), elijo muy rápido y sin tergiversar mis tareas pendientes en la lista de objetivos en curso, según cuatro criterios de decisión (contexto, tiempo, energía, prioridad).
- Última ventaja, y no de las menores: ¡la fiabilidad que ganas a diario se refleja de manera inmediata sobre la calidad de las prestaciones que propones a tus clientes!
En la parte anterior, se resumieron los grandes principios del método GTD. Pasemos ahora a la práctica.
Esta parte describe de qué manera puse en práctica el método GTD. Ni mucho menos quiero insinuar que he encontrado LA mejor solución; estos artículos solo pretenden darte una idea de la manera en la que este método puede ser puesto en práctica en condiciones reales, pero también a invitarte a pensar en tu propia organización. ¡No dudes en mandarme tus comentarios!
El material
Puse en práctica el método GTD con el material siguiente:
- un mueble archivador de cajones verticales para el archivo de referencias «físicas»,
- una agenda de papel,
- la aplicación en línea Toodledo para la lista de tareas,
- la aplicación Evernote para el archivo de referencia «electrónico».
Las referencias: un archivo consecuente
Recuerda: el archivo de referencias recopila todos los documentos que no son útiles inmediatamente para una acción dada, pero que podemos necesitar en todo momento, o que tenemos sencillamente que conservar por razones legales.
El archivo de referencias en papel
Lo que me dio más problemas fue la organización inicial del archivo de referencia. Es importante tener en cuenta que un documento solo se puede ordenar en un único lugar para poder encontrarlo lo más rápido posible.
Utilizo un mueble para los documentos personales y otro para todo lo relativo a mi actividad: contratos, registros contables, documentos relativos a la seguridad social y demás organismos, etc...
Cada carpeta colgada corresponde a un organismo o a una temática y tiene carpetas y subcarpetas. Los archivos colgados están clasificados por orden alfabético.
Ejemplo:
- Archivo Seguros
- Carpeta Compañía A
- Subcarpeta Contratos
- Subcarpeta Correspondencia, etc.
- Carpeta Compañía B
- Subcarpeta Contratos
- Subcarpeta Correspondencia, etc.
- Archivo Banco
- Carpeta Banco A
- Subcarpeta Extracto de cuenta
- Subcarpeta Correspondencia
- Subcarpeta Contratos, etc.
- Archivo Contabilidad
- Carpeta facturas emitidas
- Subcarpeta Facturas pendientes
- Subcarpeta Facturas pagadas
- Carpeta documentos contables
¿Organización obsesiva? Qué va, normalmente, soy muy desorganizada... Pero seamos realistas: no se puede ser eficaz y desorganizada cuando se trabaja sola.
Lo ideal es ordenar esta carpeta una vez al año, echando a la basura lo que ya no es necesario y archivando al máximo.
Si tienes documentos muy específicos (contratos clientes, etc.), puede ser acertado ordenarlos en un mueble aparte.
El método GTD, una excelente manera para hacerse maniático
El archivo de referencias electrónicas
En la era del todo digital, como se suele decir, la mayoría de las referencias están en formato electrónico.
El software Evernote es una solución interesante, que presenta varias ventajas:
- una versión gratuita muy completa
- una presentación muy agradable bajo la forma de libretas,
- una sincronización en varios ordenadores o aparatos móviles,
- funciones de búsqueda muy eficaces, sea en medio del texto, o sea a través de etiquetas (tags),
- la posibilidad de juntar archivos (PDF por ejemplo) a notas.
Su punto débil es, a mi juicio, la sencillez extrema de la configuración de las notas.
Mi libreta Referencias está organizada en varias carpetas temáticas:
- Contabilidad y obligaciones legales
- Mercado de la traducción
- Herramientas de trabajo, etc.
Es aquí donde conservo todas las informaciones que pueden ser útiles un día u otro: informaciones encontradas en internet o leídas en las listas de discusión y los foros, etc.
Centralizando sistemáticamente las informaciones, evitarías el famoso «creo que lo he leído en alguna parte, pero ¿dónde?...» y te constituirás una base de conocimientos muy valiosa.
Organicé una estructura arbórea estrictamente idéntica a la del disco duro de mi ordenador para todos los documentos que no deseo añadir a Evernote por razones de confidencialidad. No es necesariamente la solución ideal pero de momento me estoy contenta con esta solución.
La lista de tareas pendientes en Toodledo
Uso la versión de pago de Toodledo, una aplicación web que se caracteriza por su nombre divertido y una interfaz un poco fea, pero sobre todo por su concepción muy orientada GTD.
Claro, también puedes utilizar un sencillo cuaderno para tu lista de tareas, pero un archivo Word o Excel (o OpenOffice, u otra cosa) es, creo, lo mínimo (espérate a ver cuando tengas centenas de tareas en tu lista...)
Cuando llega el momento de elegir la mejor herramienta para tu lista de tareas, hazte las preguntas adecuadas:
- ¿Necesitas acceder a tu lista en tu ordenador o tu móvil? (aplicación local, móvil)
- ¿Necesitarás importar o exportar tareas? (formatos propuestos)
- ¿Cuál es el grado de confidencialidad? (cloud o no)
- ¿Cuál es el nivel de detalle necesario para mis tareas? (solo el título de la tarea o varios atributos (contexto, prioridad, etc.)
Toodledo propone campos que corresponden a las diferentes recomendaciones del método GTD:
Context: oficina, teléfono, viaje, etc.
Goal: objetivos a corto y largo plazo, un objetivo a corto plazo puede contribuir a un objetivo a largo plazo
Due date: fecha de vencimiento de la tarea
Repeat: para las tareas recurrentes
Length: tiempo que estimo necesario para dedicar a una tarea
Priority: 3 niveles de prioridad positivos + 1 nivel negativo
Estatus: acción siguiente, tarea delegada, etc.
La función Repeat es particularmente interesante, porque te permite definir una tarea como recurrente en cualquier momento (todos los días, todos los lunes, todos los días laborales, etc.).
Otra función que está muy bien: el «Scheduler». Tienes que apuntar el tiempo que tienes por delante y el contexto en el que estás y la aplicación (muy maja) te dice una lista de tareas que puedes realizar en el tiempo dado, en función de su prioridad y deadline.
Entro en Toodledo el conjunto de mis tareas personales y profesionales (utilizo el contexto para diferenciarlas), salvo lo que atañe a la planificación de mis proyectos de traducción (número de palabras a traducir al día, etc.) sencillamente porque este sistema no es suficientemente flexible cuando mi horario cambia varias veces al día según llegan los pedidos. También puedo seguir las tareas pendientes o delegadas gracias al campo Status (Delegated, Waiting).
Si esta herramienta os interesa, los foros de Toodledo rebozan de trucos y consejos para la puesta en marcha del método GTD.
La agenda
David Allen preconiza utilizar la agenda solo para las tareas a realizar en una fecha y una hora dada (cita, etc.)
Utilizo la agenda de otra manera: me sirve para planificar a la vez mis citas y mis proyectos de traducción (es decir el número de palabras que he de traducir o revisar tal día en tal franja horaria). Como mencioné antes, los proyectos de traducción son los elementos que no añado en mi lista de tareas.
Herramientas a probar
Existen muchas herramientas orientadas al método GTD. No he podido probarlas todas, pero tengo aquí una pequeña selección de herramientas gratuitas que parecen interesantes:
- todo.txt : lista de tareas pendientes al formato .txt, entonces universal
- Remember The Milk: aplicación de gestión de tareas en línea
- Wunderlist: aplicación para casi todos los dispositivos
Ahora que conocemos los grandes principios del método Getting Things Done y las herramientas utilizadas, veamos cómo se desarrollaría un día tipo.
A lo largo del día
A lo largo del día, vais a recopilar informaciones de diferentes fuentes: correos, emails, comunicaciones telefónicas, nuevas ideas...
- Haz una pila con todos los documentos de papel (correos, hojas sueltas en las que apuntaste ideas, etc.) en una XXX.
- En la medida de lo posible, descárgate todos los archivos (glosarios a través de Internet, software, etc.) en un solo y único archivo de tu ordenador.
- Deja todos tus emails en tu bandeja de correo, salvo los que no vayas a querer guardar. Estos es mejor suprimirlos de inmediato. Te aconsejo no utilizar filtros para clasificar automáticamente los mensajes en algunas carpetas (a parte de las listas de difusión) para no correr el riesgo de olvidar ninguno.
Todas las tardes
El procesamiento
Al final de tu día de trabajo, trata tus distintas «bandejas de correo»: bandeja portadocumentos, correos electrónicos, archivos descargados.
- Coge el primer documento apilados y trata los documentos uno por uno hasta que no quede ninguno. No dejes absolutamente nada en tu escritorio ni en tu pila de papeles.
- Apunta las tareas necesarias en tu lista de tareas pendientes, archiva los documentos de referencia y planifica los proyectos (ver la primera parte de este post). No dudes en apuntarlo todo, incluso las tareas más triviales.
- Trata los documentos descargados de la misma manera.
- Vacía tu buzón de correo de la misma manera.
Ejemplos concretos
Aquí tienes algunos ejemplos concretos sacados de mi experiencia personal:
Correo de pedido con los archivos a traducir
- Creo el proyecto en mi software de gestión, preparo los archivos y ordeno la conversación en una carpeta de mi software de correo (un archivo por proyecto).
Solicitud de presupuesto contestada a lo largo del día
- Esto esperando confirmación del cliente.
- La conversación va en un archivo «Pendiente» (consultar de vez en cuando para dar un toque a los interlocutores que no hayan contestado).
Contribución en una lista de difusión con información de interés
- Apunto las informaciones en mi libreta Evernote y suprimo el mensaje.
Correo de un cliente pidiendo documentos
- No puedo responder enseguida porque tengo que pedir el documento a un organismo.
- Planifico el proyecto en mi lista de tareas:
- Pedir el documento a X organismo
- Pendiente: documento X
- Enviar el documento X a cliente Y
- Pongo la conversación en la carpeta cliente correspondiente en mi buzón (una carpeta por cliente). Así sé dónde encontrar los correos cuando tenga que contestar.
El email necesita una respuesta rápida (podré contestar en la mañana siguiente, por ejemplo)
- No dejo el email en el buzón: apunto una tarea «Responder a X en cuanto a Z» en mi lista de tareas para el día siguiente y archivo el email en la carpeta apropiada.
Al final del día, tu buzón de correo, tu bandeja portadocumentos y tu despacho tienen que estar vacíos.
Sí, sí, insisto: es fundamental que tu buzón esté vacío cuando apagues el ordenador por la tarde.
Un buzón, como lo indica su nombre, no es un archivador. Después de todo, no vayas a dejar que tu correo se amontone en tu buzón, ¿verdad?
Si aplicas este principio ganarás muy rápido en tranquilidad. Por una parte, tendrás realmente el sentimiento de haber terminado tu día, y la satisfacción de abrir tu buzón de email y verlo vacío (o solo con nuevos mensajes) cada mañana.
El horario del día siguiente
Desde luego, establecer cada día un horario para el día siguiente no forma parte de las recomendaciones GTD. Pero un pequeño desvío de vez en cuando no es dañino, mientras sea conveniente.
Cada tarde, apunto en un cuaderno todo lo que tengo que hacer al día siguiente: proyectos de traducción (número de palabras que traducir/revisar), citas, y también todas las tareas personales. Es inútil separar totalmente vida profesional y vida personal porque a lo largo del día, vas a alternar tareas personales y profesionales, sobre todo si vas a trabajar en casa. Aquel que nunca puso una lavadora durante las horas de trabajo tire la primera piedra.
Después de haber evaluado el tiempo que tengo que dedicar a todas estas tareas prioritarias, elijo las acciones en mi lista de tareas (próximas tareas de mis proyectos en curso en función de los objetivos. La cuestión de los objetivos será tratada en la próxima parte).
Toda la dificultad reside en el hecho de saber evaluar el tiempo necesario para cada tarea, y si puede ser, no tener muchos imprevistos... Si los imprevistos te angustian, puedes prever una hora «libre» para gestionarlos.
Una vez a la semana
Cada viernes por la tarde (o el día que corresponda a tu fin de semana) tendrías que dedicarle tiempo a echar un ojo a tu lista de tareas y tareas pendientes:
- marcar las tareas realizadas que todavía no habrías marcado;
- suprimir las tareas que ya no son procedentes;
- añade las nuevas tareas y nuevos proyectos que te vienen a la mente (mindsweep);
- modifica la prioridad de ciertas tareas, etc.
Si has definido ciertos objetivos a corto, medio y largo plazo, también puedes controlar el avance.
Este repaso semanal permite guardar un sistema completo y fiable. Mientras no tengas la certeza de poder fiarte al 100% del sistema, no podrás sacar todas las ventajas del método.
Todos los meses
Realiza todos los meses una revisión más profunda de tus objetivos y proyectos en curso: determina su avance y rectifica tu lista de tareas en consecuencia.
Conclusión
Se platean dos dificultades principales:
- encontrar el tiempo necesario para la organización y la planificación de tareas: en lo que a mí me respecta, entre 15 y 30 minutos todas las tardes para gestionar los diferentes buzones de correo y una hora cada semana para la actualización;
- ser metódico a largo plazo. Si te das cuenta de que no podrás realizar rigurosamente la actualización semanal (por ejemplo, si te vas a menudo el viernes de fin de semana o si siempre tienes entregas ese día), intenta encontrar una franja horaria más tranquila otro día de la semana.
Para entender bien el interés de fijarse objetivos, volvamos un momento a la teoría de Davis Allen, y dejemos de lado un poquito el lado práctico. Lo repito: mi solución no es ideal, solo pretende dar pistas de reflexión.
Los 6 niveles de perspectiva
David Allen se permite un pequeña metáfora aeronáutica para distinguir 6 niveles de perspectiva (o 6 «alturas»)
- 50 000 pies – La vida
- 40 000 pies – Visión de 3 a 5 años
- 30 000 pies – Objetivos a 1 o 2 años
- 20 000 pies – Ámbitos de responsabilidad
- 10 000 pies – Proyectos en curso
- Pista – Acciones en curso
Ganar altura te permite definir mejor tus prioridades, teniendo una visión global de tus actividades, pero también de tu existencia en general.
50 000 pies – La vida
Se trata of course de lo que quieras hacer con tu vida.
Preguntas que hacerse: ¿Cuál es la meta de mi existencia? ¿Qué es lo que quiero hacer con mi vida? ¿Qué es lo que quiero realizar, ser? [¿Hacerme rico? ¿Ser feliz? ¿Dedicarle mi vida a los demás? ¿Haber dado la vuelta al mundo?
40 000 pies – Visión de 3 a 5 años
Se trata de objetivos a (relativamente) largo plazo (el número de años puede variar en función de tu situación), que van a contribuir a que alcances las metas «vitales» que te has fijado y determinado a corto plazo.
Preguntas que hacerse: ¿Cómo imagino mi situación profesional dentro de 5 años? [¿Tendré el mismo oficio dentro de 5 años? ¿Cuál será el tamaño de mi empresa?
¿Y mi vida personal? ¿Casado/a con 1,3 hijos y una casa en el campo? ¿Rodeado/a de un ejército de conejos enanos?]
30 000 pies – Objetivos a 1 o 2 años
Se trata de objetivos a alcanzar a corto plazo (y, por consiguiente, más concretos), que contribuirán también a alcanzar tus objetivos a más largo plazo y a determinar tus acciones inmediatas.
Preguntas que hacerse: ¿Para alcanzar mis objetivos de aquí a cinco años, ¿qué medidas concretas puedo implementar en los dos próximos años?
20 000 pies – Ámbitos de responsabilidad
Se trata de tus responsabilidades a nivel profesional (administración, contabilidad, etc.) y personal (familia, salud, aficiones, etc.) Estos ámbitos determinan las tareas que tendrás que realizar. Hacer una lista precisa permite adquirir una visión más amplia.
10 000 pies – Proyectos en curso
Se trata de proyectos (o resultados a alcanzar) a corto plazo: comprar un nuevo ordenador, asistir a una formación, plantar coliflores, etc.
Pista – Acciones en curso
Se trata sencillamente de todas las tareas que tendrás que realizar en el día a día.
Y concretamente, ¿please?
Puedes empezar por definir tus aspiraciones a muy largo plazo para enseguida definir los proyectos a corto plazo (de arriba a abajo), o empezar por las tareas en curso para ensanchar tus perspectivas a largo plazo (de abajo a arriba).
Acercamientos «de arriba a abajo» y «de abajo a arriba»
Con el acercamiento «descendente», empezamos por determinar las aspiraciones vitales para determinar luego qué ejes adoptar para lograrlas, y después los proyectos a medio plazo y a corto plazo, para por fin llegar a las tareas cotidianas.
En cuanto al acercamiento «ascendente», permite tener bien controladas tus actividades en curso y determinar si te llevan a dónde quieres llegar.
Los dos acercamientos son, para mí, tan válidos el uno como el otro y muy compatibles. El que elijas dependerá de la etapa vital en la que te encuentras: al principio o en un giro de tu carrera, puede ser más pertinente alcanzar un objetivo a muy largo plazo y determinar después lo que tienes que hacer.
Al contrario, si ya tienes un largo recorrido detrás de ti y tienes una idea precisa de la trayectoria a seguir, el segundo acercamiento te permitirá organizar tu trabajo diario y asegurarte de que se acopla con tu visión a largo plazo.
Sea lo que sea, tendrás la oportunidad de revisar a menudo tus objetivos. Ubicándote a distintas alturas, podrás examinar tus objetivos a todos los niveles guardando una visión global de tu recorrido y tus ideales.
Definir tus objetivos
Si optas por el acercamiento de arriba a abajo, tienes aquí algunas pistas de reflexión:
La pregunta que daña la cabeza
Sería mejor que me acostase, verdad....
Dedícale tiempo a LA pregunta: ¿qué quieres hacer con tu vida? Pero también, ¿qué es lo que no te satisface ahora? A partir de allí, tendrás una idea nítida de los objetivos a alcanzar en los próximos 5-10 años y, aunque no llegues a tus objetivos vitales, por lo menos conseguirás quedarte más cerca.
Jerarquiza después estos objetivos según el nivel de perspectiva, indicando cuáles participan a la visión a largo plazo de tu existencia.
Ejemplo (ficticio, tengo que decirlo)
Mi situación actual de trabajador independiente no me conviene, me siento solo y abandonado, me gustaría trabajar en una empresa, pero ser asalariado, no es lo mismo.
- Objetivo último: Convertirme en jefe de una PYME de 10 asalariados
- Objetivos a 5 años: Haber contratado a 1 empleado
- Objetivos a 1-2 años: Haber montado una PYME
- Proyectos en curso: Obtener informaciones en la Cámara de Comercio
- Acciones en curso Llamar la Cámara de comercio para pedir cita
Los objetivos anuales
A priori, tus objetivos a muy largo plazo no tendrían que cambiar cada día. Sin embargo, es interesante fijarse objetivos concretos para el año en curso guardando siempre en mente tus ideales y la trayectoria que quieres imprimir a tu actividad y a tu vida personal.
Así es como lo hago: a finales de año, fijo objetivos para el año siguiente. Estos objetivos son de tres tipos:
- financieros (volumen de negocios que alcanzar);
- profesionales (actualizar mi web, renovar mi material, seguir formaciones, etc.);
- personales (hacer más deporte, leer todo Nietzsche en alemán, etc.).
Fijo plazos durante el año en función de la prioridad, pero siendo realista para no desanimarme. No vale la pena decidir que todos tus objetivos tendrán que ser realizados en el primer trimestre, no lo conseguirás y afectarán a tu motivación.
Escalono los objetivos durante el año para dedicarme a unos mínimos objetivos profesionales, financieros y personales a la vez. Permite realmente centrarse y adelantar los proyectos en curso.
A partir de estos objetivos, creo los proyectos en mi lista de tareas.
Cada mes, evalúo el avance de cada objetivo, determino si tengo retraso o adelanto en algunos y vuelvo a dibujar mi lista de tareas en consecuencia.
Se pueden añadir nuevos objetivos a lo largo del año, lo esencial será planificarlos bien para que no entren en conflicto con los demás. ¡Todo es cuestión de prioridades!
Las ventajas
Fijándote objetivos tanto profesionales como personales a más o menos largo plazo, te harás con una visión más amplia de tu existencia, y por otra parte, tendrás un conocimiento más íntimo de las razones y finalidades de tus actividades cotidianas. Bueno, ¡sabes POR FIN por qué te levantas por la mañana!
Seguir siendo fiel a tus ideales
Es evidente que si delimitas todos tus objetivos en función de lo que te define y te motiva, no tendrás la oportunidad de desviarte de tus ideales.
Permanecer motivado
Los objetivos te permiten saber en cada momento POR QUÉ haces lo que haces: estarás más motivado para realizar tareas aburridas o poco gratificantes si estas se inscriben en una visión más amplia de tu recorrido individual.
De hecho, siempre tienes consciencia de las razones por las cuales abandonas o retrasas algunos proyectos (por razones de prioridad, por ejemplo, o porque no te llevarían donde deseas ir). ¡Adiós al sentimiento de culpa!
Tengo decenas de correos que mandar, proyectos que preparar y no sé por dónde empezar.
Respira, coge una hoja de papel y haz una lista de todas las nuevas tareas que acaban de llegar. Luego, realiza la acción que menos tardarás en hacer (por ejemplo, confirmar la recepción de un correo). Tacha la acción y haz lo mismo después. Porque como bien se sabe, lo más complicado es empezar... Realizar una primera acción, dar un impulso positivo y apuntar todo en un papel te permite organizar mejor tus pensamientos.
De mi experiencia he aprendido que justo en el momento en el que te sientes más desbordado es cuando más importante es dedicarle un tiempo para verbalizar y organizar tus pensamientos y acciones.
No te dejes desbordar. Estoy segura de que casi nunca se está realmente desbordado sino que estamos muchas veces estamos instalados en ese sentimiento de urgencia permanente. Si aceptas el hecho de que algunas tareas son menos urgentes que otras, que algunos correos electrónicos pueden esperar, que las horas del día son limitadas, entonces mantendrás el control.
